Deze blog is gebaseerd op een 10 minuten presentatie die ik voor netwerkclub BNI gaf.
Wat hebben onze toer tocht door de sneeuw in de bergen (er zijn geen liften en geen pistes) en een project gemeen?
Best veel eigenlijk. Zie de berggids als de projectmanager, die de voorbereidingen treft, die afstemt met locale experts over de route en over de condities (het plan), die de capaciteiten van de teamleden inschat (resourcing), de voortgang bijhoudt en het team leidt.
De berggids kijkt tijdens het lopen continu rond, zoals een projectmanager binnen het project. Hij kijkt naar ons, het team, of het goed met ons gaat, maar kijkt ook naar de bergen, naar kansen om mooie afdalingen te maken of juist om routes te mijden.
Hij kijkt naar de lucht, prikt in de sneeuw en maakt een afweging of er beperkingen en risico’s zijn.
Soms wordt de koers opeens gewijzigd omdat hij het risico te groot vindt voor lawine of slecht weer.
Soms moet je stoppen. Ook al ben je er bijna.
Ik werkte ooit met een team bijna 2 jaar aan een product. De laatste consumenten test wees uit dat het product niet voldeed aan de klantverwachting en dat de business case niet haalbaar was.
Belangrijk is het dan om goed en duidelijk te communiceren naar het team wat de afwegingen zijn, want dat was zo’n ontzettende teleurstelling.
Ook voor mij.
Een toerski trip is als een mini-expeditie, als een project in de bergen.
Heel belangrijk bij een skitoer en bij ieder project, is het managen van risico’s.
Kun je die risico’s niet verkleinen of beheersbaar houden, dan kun je wellicht beter niet starten.
Vergelijken we mijn ski trip met bijvoorbeeld een willekeurig medisch productontwikkeling, dan is risico management in beide gevallen essentieel, vanaf dag 1.
Ik ging een paar jaar geleden toerskiën met vriendinnen. Wij zijn geen van allen berg experts. Om de kans te verkleinen dat we in een lawine terecht komen (of er een veroorzaken), huren we een gecertificeerde berg gids in. Die schat voor ons in wat “veilig” is. Tussen haakjes, want er blijft altijd een risico.
Mochten we toch in een lawine komen, dan hebben we mitigatie (beheersmaatregelen), in de vorm van een pieper. De pieper helpt om iemand met GPS terug te vinden, als die onder een pak sneeuw verdwenen is.
Zelf proberen we ook risico’s te beheersen, door zo fit mogelijk aan de trip te beginnen (vooraf trainen). Mochten we toch een blessure krijgen en hulp nodig hebben, dan kon de speciale verzekering die we hadden dat financieel dekken. Just in case.
Bij een medisch product productontwikkeling heeft de overheid door het vereisen van certificering al een verplichte risico inschatting afgedwongen. Je komt niet door de certificering als de risico’s te hoog blijven en er geen afdoende mitigatie is.
Met de huidige MDR schieten we in mijn beleving een beetje door en lopen het risico dat er geen enkele innovatie meer binnen acceptabele termijn op de markt komt, maar dat is een heel ander verhaal.
Ik werkte ooit aan een project waarbij onze klant dacht dat zijn medische product bijna gecertificeerd was. Helaas was dat niet het geval. Wij waren ingehuurd om extra features te ontwikkelen. Daar zijn we nooit aan toe gekomen. Het product voldeed niet aan de basis veiligheidseisen.
Er was een gedegen kans dat de patient gewond zou kunnen raken. We zijn met 8 man 7 maanden bezig geweest om het product veilig te maken. Een groot deel herontwerp, met continue afstemming over de resterende risico’s, hoe we die snel konden tackelen en welke mitigation er was.
Om dat aan te tonen hebben we ruim 600 nieuwe documenten moeten aanleveren voor de herbeoordeling.
Dat was dus niet alleen een product risico, maar ook een project risico: niet voldoen aan de regelgeving. Uiteindelijk heeft dit geleid tot het moeten stoppen van het project. Er waren geen investeerders meer bereid om budget te leveren.
Plan, planning en fasering: dit is het doel, dit gaan we doen om het te bereiken en dit zijn de randvoorwaarden.
Bij de skitoer planning: we gaan 4 dagen eind maart, met x budget en terugrekenend — vanaf december naar de sportschool om tenminste 4 maanden de conditie op peil te krijgen.
Bij het project bijvoorbeeld: lanceren eind maart volgend jaar in serie van 100 stuks per jaar in EU, voldoen aan FDA en Europese regelgeving en we moeten in minimaal 3 ziekenhuizen kunnen testen.
Mijn taak om (samen met het team) terug te rekenen wanneer we dan een eerste prototype moeten hebben, wanneer we een chirurg op een biefstukje kunnen laten oefenen met het nieuwe instrument, hoeveel tijd we hebben om het ontwerp te optimaliseren en wanneer het dan gereed is om te gebruiken.
En parallel daaraan zijn we de productie aan het voorbereiden, afhankelijk van de fasering die we afspreken en de haast die we hebben.
Kijk maar naar Corona vaccin: er was zoveel haast dat er een heleboel zaken parallel zijn gedaan, wat normaal veel teveel risico en geld vergt.
Het is in een project mijn taak om dat soort zaken inzichtelijk te maken. Kunnen we versnellen en tegen welke prijs? Uiteraard met input van het hele team.
Soms geeft de gids bij het afdalen aan dat je precies zijn spoor moet volgen, andere keren geeft hij aan dat de hele helling veilig is.
In ieder project, is het team en het teamwerk het belangrijkste onderdeel.
Iedereen moet hetzelfde projectdoel voor ogen hebben en activiteiten moeten op elkaar aansluiten. Maar hoe iemand dat doet, probeer ik vrij te laten. Is ook meestal helemaal niet mijn expertise.
Hoe beter ik mensen ken, hoe beter ik weet hoe ik ze moet aansturen en hoe talenten benut worden.
En dan… weer verder, op weg.
Lopend, zwoegend en zwijgend, de ene dag loopt het soepel, de andere dag is er pijn en vermoeidheid.
Ik betrek graag marketeers, productie engineers, kwaliteit managers, eindgebruikers en andere stakeholders al vroeg in het project.
Als er tegenslagen zijn, dan is het in een project team belangrijk dat we op elkaar kunnen bouwen en dat alle cruciale expertise aan tafel zit.
